Kooperativa: Von der Excel-Hölle zweier Versicherungsgesellschaften zu einer einheitlichen und effizienten Finanzplanung mit IBM Planning Analytics

Excel-Hölle bei zwei Versicherungsgesellschaften

Vor 2019 nutzte Kooperativa Excel-Tabellen für die Planung. Mit der wachsenden Zahl der Nutzerinnen und Nutzer (rund 200 Personen) und nach der Fusion mit Česká spořitelna war dieses Tool jedoch nicht mehr tragbar. „Die Arbeit in verknüpften Excel-Dateien und das Versenden von Informationen per E-Mail war manchmal die Hölle“, sagt Jiří Drahoš.

Im Sommer 2019 beschloss die Geschäftsführung der Kooperativa daher, ein einziges Tool für die Finanzplanung einzuführen. Nach einer Marktanalyse fiel die Wahl auf IBM Planning Analytics, und Adastra wurde als Lieferant ausgewählt.

Herausforderungen des Projekts:

• Komplexität durch Excel: Daten wurden per E-Mail oder SharePoint geteilt, was die Arbeitsabläufe verkomplizierte.
• Schwierige Koordination und Kommunikation: Mangelnde Klarheit führte oft zu unerwünschten Aktualisierungen und unzureichender Kommunikation zwischen den Teams.
• Inkonsistente Datenbasis: Die Planer nutzten unterschiedliche Datenquellen, was zu Inkonsistenz führte.
• Zeitraubende Prozesse: Die Ausarbeitung verschiedener Optionen und Szenarien war komplex und langwierig.
• Vereinheitlichung der Planung: Erstellung von Plänen für zwei Unternehmen auf der Grundlage von Daten aus drei verschiedenen Betriebssystemen.
• Wissensintegration: Nutzung des Fachwissens von Controllern aus drei ehemals unabhängigen Versicherungsgesellschaften.
• Koordinierte Planung: Einbeziehung eines größeren Kreises von Planern bei gleichzeitiger Sicherstellung einer effektiven Koordination.

IBM Planning Analytics und die interne Kampagne „SIBYLA“

Überwiegend während der COVID-19-Pandemie umgesetzt, wurde dieses Projekt von Dutzenden Fachleuten aus verschiedenen Abteilungen betreut, darunter Vertrieb, Produkt, Versicherungsmathematik, Investitionen sowie Finanzen und Personal.

Projektzeitplan (4Q 2019 – 3Q 2022):

• Q4 2019: Entscheidung über Implementierung und Projektdefinition
• Q1 2020: Interne IST-Analyse
• Q2 2020: Technologiewahl, Projektanforderungen und Lieferantenauswahl
• Q3 2020: Projektinitiierung, Analyse und Definition der Spezifikationen
• Q4 2020 – Q1 2022: Implementierung, Tests und Feinabstimmung der Funktionen
• Q3 2022: Inbetriebnahme, Übergabe

Eine der größten Herausforderungen war es, 200 Anwenderinnen und Anwender zur Nutzung des neuen Tools zu motivieren – eine Aufgabe, die durch starken Rückhalt der Führungsebene und eine umfassende Schulungskampagne gemeistert wurde. Das Tool in „SIBYLA“ umzubenennen, half dabei, eine positive Nutzerbindung aufzubauen.

• Mehr als 200 Nutzerinnen und Nutzer waren an dem Projekt beteiligt
• 3 verschiedene operative Systeme, die integriert werden mussten
• Es dauerte 2 bis 3 Monate, um den aktuellen Stand zu erfassen und die Anforderungen an die neue Software zu spezifizieren

Alles unter Kontrolle

Die Implementierung von IBM Planning Analytics war ein entscheidender Schritt für Kooperativa und modernisierte die Effizienz ihrer Planungsprozesse erheblich. Dieses Projekt, das unter den schwierigen Bedingungen einer Pandemie durchgeführt wurde, hat gezeigt, dass mit Unterstützung des Managements und einer gründlichen Vorbereitung selbst die schwierigsten Ausgangssituationen erfolgreich gemeistert werden können. Es dient als Beispiel für die Einführung eines modernen Finanzplanungstools in der Versicherungsbranche.

Dutzende von Personen waren aktiv an der Entwicklung beteiligt, und etwa 200-250 Personen waren in den eigentlichen Planungsprozess eingebunden. Die endgültige Lösung besteht aus mehr als 20 Teilmodulen und Untermodulen.

Die Umstellung auf IBM Planning Analytics hat Kooperativa viele Vorteile gebracht:

• Datenvereinheitlichung, da alle Planerinnen und Planer jetzt mit einer einzigen Datenbank arbeiten
• Schnellere und effizientere Planung
• Bessere Koordination zwischen den Abteilungen – einheitliche Daten und Prozesse haben die Kommunikation und Koordination verbessert
• Möglichkeit zur Durchführung von Was-wäre-wenn-Szenarien und Risikoanalysen
• Neugestaltung und Optimierung des Planungsprozesses
• Vereinheitlichung der Prozesse zwischen den Versicherungsgesellschaften
• Vereinheitlichung der Dateneingabe und Datenintegrität
• Zeit- und Kapazitätseinsparungen, Beseitigung von manuellen Routinearbeiten und Doppelarbeit
• Klarere Arbeitsabläufe und Eliminierung von Risiken, da das neue System eine bessere Nachvollziehbarkeit und Rückverfolgbarkeit bietet

Und wie wird die Reise für Kooperativa weitergehen? Die Versicherungsgesellschaft plant, die Optimierung der Betriebsabläufe und des Finanzmanagements weiter voranzutreiben, mit einem besonderen Fokus auf die fortschreitende Digitalisierung und den Ausbau der Online-Kundeninteraktion sowie die vollständige Umstellung auf die IFRS 17- und IFRS 9-Standards. Diese Veränderungen werden einen erhöhten Datenbedarf, detailliertere Berichte und fundierte Entscheidungen fördern.

„Es wird entscheidend sein, nicht nur eine große Anzahl detaillierter Berichte zu erstellen, sondern auch die dahinter stehenden Gedanken zu verstehen und sie bei der täglichen Entscheidungsfindung und Führung des Unternehmens zu nutzen. Dies gilt nicht nur für das Controlling und das Finanzmanagement, sondern insbesondere für die Führung und Motivation von Vertriebsteams. Darüber hinaus sehe ich zwei Hauptbereiche: die Digitalisierung und die Online-Kommunikation mit den Kunden, wo wir im Vergleich zu den Banken einen großen Nachholbedarf haben, und die Notwendigkeit einer einheitlichen Sicht auf den Kunden – sowohl in Bezug auf die Daten als auch auf die Kommunikation“, so Drahoš abschließend.