People in Need: Automatisierung juristischer Dokumente beschleunigt Schuldnerberatung signifikant
Mehr als 80 Schuldnerberater:innen erstellten ihre Dokumente zuvor manuell – mit unterschiedlicher Qualität und Fehleranfälligkeit. Ziel war es, den Prozess zu standardisieren, die Dokumentenerstellung deutlich zu beschleunigen und neue Gerichtsurteile sowie Gesetzesänderungen unmittelbar in die Praxis zu überführen.
Zeitersparnis bei der Dokumentenerstellung
Konsistenz der juristischen Dokumente über alle Berater:innen hinweg
Projektumsetzung durch Low-Code-Ansatz
Herausforderung
Ineffiziente und uneinheitliche Erstellung juristischer Dokumente
Die Schuldnerberatung bei People in Need wird von mehr als 80 Berater:innen durchgeführt. Jede Person arbeitete mit eigenen Dokumenten, Vorlagen und unterstützenden Materialien. Das führte zu:
- Uneinheitlicher Qualität juristischer Dokumente
- Verzögerter Umsetzung von Gesetzes- und Rechtsprechungsänderungen
- Hohem Zeitaufwand pro Fall
- Fehlern durch manuelles Kopieren von Textbausteinen
- Sehr komplexer, kaum auswertbarer Datenlage
Die Organisation benötigte eine Lösung, die den Dokumentenerstellungsprozess standardisiert und gleichzeitig eine zentrale Verwaltung sämtlicher juristischer Inhalte ermöglicht.
Lösung
Low-Code-Plattform für automatisierte Dokumentenerstellung
Adastra implementierte eine Lösung auf Basis von Microsoft Power Apps und Power Automate, die auf drei zentralen Säulen beruht:
Zentrale Datenbank
Eine strukturierte Datenbank mit sämtlichen juristischen Grundlagen sowie einer einheitlichen Bibliothek von Textbausteinen, die konkreten Gläubigertypen und Problemstellungen zugeordnet sind.
Vorteil: Juristische Inhalte werden an einer Stelle gepflegt und aktualisiert – Änderungen wirken sich unmittelbar auf alle neu generierten Dokumente aus.
Benutzeranwendung für Berater:innen
Berater:innen erfassen die grundlegenden Mandanten- und Vertragsinformationen (20 definierte Felder), identifizieren relevante Problemstellungen – etwa überhöhte Zinssätze, Rechtsverstöße oder unzureichende Bonitätsprüfung – und generieren mit einem Klick vollständige, einsatzbereite Dokumente.
Automatisierte Dokumentengenerierung
Die Anwendung nutzt parametrisierte Vorlagen für unterschiedliche Szenarien (z. B. Überzahlung, Unterzahlung, Vergleich).
Automatisch werden:
- passende juristische Argumente entsprechend Gläubigertyp und Sachverhalt ausgewählt
- Schlussfolgerungen auf Basis der finanziellen Situation des Mandanten erstellt
- verschiedene Dokumenttypen generiert – von Rückforderungsanträgen über Tilgungspläne bis hin zu Vergleichs- oder Kündigungsschreiben
Ein entscheidender Vorteil: Neue Gerichtsurteile und gesetzliche Änderungen werden sofort in allen neu erzeugten Dokumenten berücksichtigt und aktualisiert.
Impact
Schnellere, qualitativ hochwertigere und datenbasierte Schuldnerberatung
Operative Effizienz
- 75 % Zeitersparnis bei der Dokumentenerstellung
- Gesetzes- und Rechtsprechungsänderungen werden unmittelbar berücksichtigt
- Einheitlicher Prozess für alle Berater:innen
Qualität und Genauigkeit
- Eliminierung von Copy-Paste-Fehlern
- Standardisierte Dokumentqualität unabhängig von Erfahrung oder individueller Arbeitsweise
Analytische Mehrwerte
- Zentrale Datenbasis zur Analyse des Gläubigerverhaltens über Tausende von Fällen
- Nutzung der Daten für den Responsible Lending Index (ein Index für verantwortungsvolle Kreditvergabe)
- Fundierte Datengrundlage für wirksame Interessenvertretung und Gesetzesinitiativen
Schneller Return on Investment
- Projektumsetzung in nur 60 Personentagen
- Sofortige Zeitersparnis für mehr als 80 Berater:innen ab dem ersten Einsatztag
