Kooperativa: Z excelového pekla dvou pojišťoven k úspornému a jednotnému plánování v IBM Planning Analytics

Excelové peklo dvou pojišťoven

Před rokem 2019 Kooperativa pro plánování používala excelové tabulky. S rostoucím počtem uživatelů (kolem 200 lidí) a po fúzi s Pojišťovnou České spořitelny byl ale tento nástroj dále neudržitelný. „Práce v propojených Excel souborech a posílání informací přes e-maily bylo někdy peklo,“ říká Jiří Drahoš.

V létě roku 2019, v době hospodářského růstu, se proto management Kooperativy rozhodl pro zavedení jednotného nástroje pro finanční plánování. Po analýze trhu byl vybrán IBM Planning Analytics a v roce 2020 jako dodavatel společnost Adastra.

Hlavní výzvy projektu:

• Složitě propojené Excel šablony: Data byla předávána e-mailem nebo přes SharePoint, což komplikovalo práci.
• Obtížná koordinace a komunikace: Chyběla přehlednost, často docházelo k nechtěným aktualizacím a nedostatečné informovanosti mezi týmy.
• Nejednotná datová základna: Plánovači používali různé “příruční” datové zdroje, což vedlo k nekonzistenci.
• Časově náročné procesy: Příprava různých variant a scénářů byla složitá a zdlouhavá.
• Sjednotit plánování: Vytvořit plány pro dvě společnosti na základě dat ze tří různých provozních systémů.
• Integrace know-how: Využít odborné znalosti controllerů z předchozích tří nezávislých pojišťoven.
• Koordinace plánovačů: Zapojit širší okruh plánovačů současně a zajistit efektivní koordinaci.

IBM Planning Analytics a interní kampaň “SIBYLA”

Implementace probíhala z velké části během pandemie COVID-19. Na vývoji se podílely desítky lidí z různých oddělení, včetně obchodu, produktových oddělení, pojistné matematiky, investic a finančního a personálního úseku.

Harmonogram projektu (4Q 2019 – 3Q 2022):

• 4Q 2019: rozhodnutí o realizaci a vymezení projektu
• 1Q 2020: interní AS-IS analýza
• 2Q 2020: výběr technologie, příprava zadání a výběr dodavatele
• 3Q 2020: zahájení projektu, analýza a definice specifikace
• 4Q 2020 – 1Q 2022: implementace, testování a ladění funkcionalit
• 3Q 2022: spuštění do ostrého provozu, předávka

Jednou z výzev celého projektu bylo, jak přesvědčit 200 uživatelů, aby přešli na nový nástroj. Klíčem k úspěchu byla podpora vedení a rozsáhlá vzdělávací kampaň, která zahrnovala školení, návody a marketingové aktivity. Tým přejmenoval aplikaci na „SIBYLA“, což pomohlo uživatelům se s novým nástrojem více ztotožnit.

“Kromě trpělivého vysvětlování, asistování v režimu „přítel na telefonu“, pomohla úspěšná realizace plánovacího procesu. Zjistili, že to vlastně jde. A taky všudypřítomný interní marketing, články do firemního časopisu, představení na intranetu, drobné propagační předměty s logem aplikace a tak dále,” doplňuje Drahoš.

● 200+ uživatelů bylo do projektu zapojeno
● 3 různé provozní systémy, které bylo nutné integrovat
● 2 až 3 měsíce trvalo mapování současného stavu a specifikace požadavků na nový software

Vše pod kontrolou

Implementace IBM Planning Analytics se ukázala být pro Kooperativu klíčovým krokem k modernizaci a zlepšení efektivity plánovacích procesů. Tento projekt, realizovaný v náročných podmínkách pandemie, ukázal, že s podporou vedení a důkladnou přípravou lze i sebenáročnější výchozí stav úspěšné transformovat. Slouží jako příklad implementace moderního nástroje pro finanční plánování v pojišťovnictví.

Do vývoje se aktivně zapojily desítky lidí, do samotného plánovacího procesu pak zhruba 200-250 osob. Finální řešení se skládá z více než 20 dílčích modulů a submodulů.

“Projektu podobného rozsahu jsem se od A do Z účastnil poprvé. Mile mě překvapil vstřícný až přátelský přístup kolegů z Adastry. Díky naší tehdejší projektové manažerce jsme nastavili velice otevřený způsob komunikace, kdy jsme formou „lístečků“ průběžně čistili vzduch a případná nedorozumění či konflikty řešili hned v zárodku… Naopak nemile mě překvapila těžká rezistence některých kolegů (plánovačů) z VIG. Poučení pro ostatní nebo pro nějaký další projekt tohoto rozsahu tedy je: trpělivě naslouchat, diskutovat, následně detailně argumentovat a vysvětlovat a poukazovat na výhody realizovaného řešení,” shrnuje Drahoš.

Přechod na IBM Planning Analytics přinesl Kooperativě mnoho výhod:

• Sjednocení dat, kdy všichni plánovači nyní pracují s jednotnou základnou dat
• Rychlejší a efektivnější plánování
• Lepší koordinace mezi útvary – sjednocení dat a procesů zlepšilo komunikaci a koordinaci
• Možnost provádět what-if scénáře a analýzy rizik
• Redesign a optimalizace plánovacího procesu
• Unifikace procesů mezi pojišťovnami
• Sjednocení datových vstupů a integrita dat
• Úspora času a kapacit, eliminace rutinní ruční práce a duplicit
• Jasnější workflow a eliminace rizik, kdy nový systém poskytuje lepší dohledatelnost a trasovatelnost

A jak bude cesta Kooperativy ve snaze o další zefektivnění provozu a finančního řízení dál pokračovat? Jiří Drahoš vidí budoucnost v další digitalizaci a online komunikaci s klienty, stejně jako v dokončení přechodu na mezinárodní účetní standardy IFRS 17 a IFRS 9. Přičemž tyto změny přinesou vyšší nároky na datovou podporu, detail v reportingu a komplexní rozhodování.

“Klíčové bude nejen vytvářet velké množství detailních reportů, ale také rozumět jejich myšlence a používat je v každodenním rozhodování a řízení firmy. Toto se netýká jen controllingu a finančního řízení, ale zejména vedení a motivace obchodních týmů. Kromě toho vidím ještě dvě hlavní oblasti: digitalizaci a online komunikaci s klientem, kde máme oproti bankám co dohánět, a také potřebu jednotného pohledu na klienta – jak datově, tak komunikačně,” uzavírá Drahoš.