Erhöhte Meetingeffizienz durch einen automatisierten Meeting-Planer
Unser Kunde wollte vermeiden, dass die Teilnehmer eines Meetings ihre Zeit mit der Suche nach Informationen über Geschäftstreffen verschwenden.
eingesparte Arbeitsstunden jährlich
schnellere Dokumentenverarbeitung
auf produktivere Aufgaben
Business Case
Einmal pro Woche findet ein Meeting zwischen den Stakeholdern statt. Sie besprechen die Aufwandsabschätzung bezüglich aller anstehenden Aufträge für Materialien, die an den Produktionslinien verwendet werden sollen. Das Meeting selbst hat einen sehr engen Zeitplan, wobei jedem Redner nur fünf Minuten Redezeit eingeräumt werden. Ein solch hoher Zeitdruck erlaubt es den Teilnehmern nicht, unnötig Zeit mit der Suche nach verwandten Informationen zu verlieren, die sich in diversen internen Anwendungen in Form von Dateianlagen befinden.
Kundenziele
- Vorherige Speicherung aller zugehörigen Dokumente in einem gemeinsamen Laufwerk
- Im Vorfeld kein banales, triviales Sortieren der benötigten Dokumente mehr
- Vermeidung möglicherweise fehlender Dokumente
Lösung
Die Lösung beinhaltet die Verarbeitung einer eingehenden Einladung zu einem MS Outlook-Meeting mit einer angehängten Excel-Datei, die die Agenda enthält. Ein Bot prüft, ob der Inhalt der Agenda valide ist. Erfolgreich geprüfte Einträge werden dann weiterverarbeitet, indem die entsprechenden Anhänge heruntergeladen und in einem gemeinsamen Ordner gespeichert werden, der für alle Meetingteilnehmer zugänglich ist. Der Meeting Agenda wird ein vollständiger Dateipfad hinzugefügt, der einen einfachen One-Click-Zugang ermöglicht und das Suchen der gewünschten Datei während des Meetings überflüssig macht.
Vorteile
- Fokus auf produktivere Aufgaben
- 3x schnellere Dokumentenverarbeitung
- 100 eingesparte Arbeitsstunden jährlich
