GasNet an der Spitze der Daten-Transformation: Von Excel zu einer modernen Datenplattform auf AWS

Fehlende Datenstrategie und manuelles Reporting

GasNet hatte das Ziel, sich zu einer vollständig datengetriebenen Organisation zu entwickeln, verfügte jedoch nicht über die nötige Erfahrung und das Know-how, um diese Vision zu verwirklichen. Sie benötigten einen Partner, der sie durch den gesamten Prozess der Datentransformation führte.

Trotz der Nutzung von Power BI für das Reporting wurden die meisten Analysen und Berichte weiterhin manuell in Excel erstellt. Die Berichtsersteller extrahierten Daten aus mehreren Systemen, validierten diese bei Bedarf und passten sie manuell an. Dies führte zu einem zeitaufwändigen Datenverarbeitungsprozess, der jeden Monat wiederholt werden musste und häufig zu Inkonsistenzen und Ungenauigkeiten in den Berichten führte. Dieselbe Kennzahl konnte unterschiedliche Ergebnisse liefern, was Zweifel an der Datenzuverlässigkeit aufkommen ließ.

Insgesamt waren mehr als 60 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Erstellung von Berichten beteiligt, was eine erhebliche Ressourcenbelastung darstellte. Durch die vorgeschlagene Optimierung erwartete GasNet Einsparungen von bis zu 20 Vollzeitäquivalenten (FTE). Häufige manuelle Datenabfragen aus Primärsystemen und bis zu 500 manuelle Korrekturen jährlich waren zentrale Gründe für die Zentralisierung und Automatisierung der Datenprozesse.

Ohne eine verlässliche Datenbasis war außerdem die Berechnung des Wärmeverbrauchs für die Abrechnung äußerst schwierig, insbesondere mit der zunehmenden Nutzung von Biogas unterschiedlicher Qualität. Das Unternehmen benötigte zudem umfassende Daten, um sich auf die Einführung von Wasserstoff vorzubereiten.

Herausforderungen des Projekts:

• Die meisten Berichte wurden manuell in Excel erstellt.
• Etwa 70 % der Zeit wurden für die Vorbereitung und Korrektur von Daten aufgewendet.
• Die Ergebnisse der Berichte waren oft unzuverlässig aufgrund ungenauer und inkonsistenter Daten.
• Die Berechnung der Netzkapazität für die Anbindung neuer Kunden war mühsam und zeitaufwendig.
• Die Berechnung der Verbrennungswärme für Abrechnungszwecke wurde mit der steigenden Anzahl von Biogasanlagen nahezu unmöglich.
• Die Datenaufbereitung für die Weiterverwendung behinderte schnelle Reaktionen auf neue Situationen und zwang Nutzer, unsystematische Lösungen zu suchen.

Entwicklung einer Datenstrategie, Implementierung und Plattform

Der Datentransformationsprozess begann mit Workshops, die von Adastra-Spezialisten geleitet wurden. Dabei stellte das Team aktuelle Trends, technologische Möglichkeiten und empfohlene Ansätze für die Datentransformation vor, einschließlich effektiver Methoden zur Optimierung der Datenprozesse bei GasNet.

Datenstrategie

Über einen Zeitraum von 4 Monaten analysierte das Team den Zustand der Datenverarbeitung, die Anforderungen der Abteilungen, Quellsysteme und Prozesse im Zusammenhang mit dem Datenmanagement.

Am Ende der Analyse entwickelte Adastra einen umfassenden Lösungsvorschlag, der folgende Punkte umfasste:

• Aufbau einer zentralen, vertrauenswürdigen Datenquelle
• Implementierung effektiver Data-Governance-Prozesse
• Detaillierter technischer Plan für die Umsetzung

Aufgrund der positiven Erfahrungen aus der Strategieentwicklungsphase entschied sich GasNet, Adastra auch mit der Implementierung zu beauftragen.

Daten auf AWS

Da GasNet AWS bereits für seine Infrastruktur nutzte, war die Erweiterung um weitere Plattformdienste in dieser Cloud ein natürlicher Schritt. Die gewählte Architektur war ein LakeHouse-Modell mit S3, Glue und Redshift.

Die erste Version des Berichts wurde innerhalb von vier Monaten fertiggestellt, einschließlich der Einrichtung der Ziel-Datenarchitektur. Der erste Anwendungsfall wurde erfolgreich innerhalb von sechs Monaten abgeschlossen.

Parallel zum Aufbau der Datenplattform begann Adastra mit der Entwicklung zentraler Data-Governance-Komponenten, einschließlich der Erstellung eines Datenkatalogs, eines Business-Glossars und der Qualitätskontrolle der Daten.

Das Projekt umfasste auch die Unterstützung bei der Gründung eines internen BICC-Teams (Business Intelligence Competency Center), das schrittweise die Verantwortung für die vollständige Datenverarbeitung bei GasNet übernahm.

Das Projekt wurde in drei Schlüsselbereiche unterteilt:

1. Entwicklung einer Datenplattform: Aufbau eines zentralen Repositories für alle wichtigen Daten als verlässliche Grundlage für Analysen und Berichte.
2. Data Governance: Einführung von Datenmanagementprozessen mit Fokus auf Datenqualität, Konsistenz und Verfügbarkeit.
3. Entwicklung eines BICC: Definition von Schlüsselrollen, Unterstützung bei der Rekrutierung und Aufbau eines internen Teams, das sich auf Datenmanagement und die Unterstützung von Business-Usern konzentriert.

Das Projekt wurde im September 2022 gestartet, mit geplanter Übergabe in den Betrieb im Juni 2024, was Adastra erfolgreich umsetzen konnte.

Implementierung der Plattform

Im Laufe der Implementierung wurden die einzelnen Teile der Datenplattform schrittweise aufgebaut, und die Daten wurden so aufbereitet, dass sie die Endnutzer unterstützen. Dieser Ansatz reduzierte nach und nach die Abhängigkeit von manueller Datenverarbeitung und ermöglichte es den Mitarbeitenden, sich stärker auf Datenanalysen und Erkenntnisse zu konzentrieren.

Durch die Anwendung geeigneter Nutzungsregeln für die Datenplattform erreichte GasNet eine höhere Datenkonsistenz, Genauigkeit und Verfügbarkeit. Zudem wurden Data Governance eingeführt und passende Datenschichten erstellt, um Duplikationen und fehlerhafte Verknüpfungen zu eliminieren.

Das Projekt trug außerdem zur Entwicklung interner Kapazitäten bei, wodurch ein effizienterer Datenaustausch innerhalb der Organisation ermöglicht wurde. Dies führte nicht nur zu technologischen Verbesserungen, sondern auch zu einem signifikanten strategischen Wandel in der Nutzung von Daten als zentrale Ressource für Geschäftsentscheidungen.

Wichtige Maßnahmen und Schritte:

• Zentralisierung von Daten: Aufbau einer einheitlichen Datenplattform und automatisiertes Reporting.
• Einrichtung eines BICC: Aufbau eines internen Kompetenzzentrums für Datenmanagement.
• Erstellung eines zentralen Datenmodells: Einführung von Data Governance, automatisierten Datenqualitätsprüfungen und eines Datenkatalogs.
• Beschleunigung von Datenprozessen: Schnellere Datenbeschaffung und -validierung auf der Anwenderseite, was zu erheblichen Effizienzgewinnen führte.
• Reduzierung manueller Arbeit: Verringerung der manuellen Arbeitsbelastung und Einsparung von personellen Ressourcen.
• Unterstützung für den Übergang zu neuen Gasarten: Einschließlich Biogas und zukünftigen Wasserstoffnutzungen.

Dank dieser Maßnahmen konnte sich GasNet stärker auf das Management seiner Gasinfrastruktur konzentrieren und sich für zukünftige Herausforderungen und sich verändernde Marktbedingungen wappnen.

GasNet als datengetriebenes Unternehmen

Das Projekt lieferte eine voll funktionsfähige Datenplattform, ein internes Expertenteam und Prozesse, die es GasNet ermöglichen, seine Datenstrategie weiterzuentwickeln und seine Daten eigenständig zu verwalten.

GasNet verfügt nun über:

• Schlüsselprozesse in der Data Governance: Gewährleistung von Datenqualität und -management für effektive Entscheidungsfindung.
• Datenplattform: Ein zentrales Repository, das die meisten für das Unternehmensmanagement erforderlichen Daten umfasst.
• Internes Team zur Entwicklung der Datenplattform: Ein Expertenteam, das die Dateninfrastruktur kontinuierlich weiterentwickelt und verwaltet.
• Alle Werkzeuge für standardisiertes Reporting mit Power BI: Die meisten Berichte können nun direkt von Business-Usern erstellt werden, wodurch das BICC sich stärker auf Datenengineering, -management und -unterstützung konzentrieren kann.
• Daten zu Gaslecks, Fahrzeugflottenbetrieb und Energieverbrauch von Bürogebäuden: Diese Daten werden für effizientere Betriebsabläufe und ESG-Reporting genutzt.
• Daten zur Berechnung der Verbrennungswärme für verschiedene Gasarten (LNG, Biogas, Wasserstoff): Wesentlich für eine präzise Verbrauchsabrechnung.

Das Projekt mit GasNet zeigt eindrucksvoll, wie eine umfassende Datenstrategie und zentralisierte Datenbereitstellung Prozesse nachhaltig verbessern und eine Organisation in ein modernes, datengetriebenes Unternehmen transformieren können. GasNet ist nun in der Lage, die Plattform eigenständig weiterzuentwickeln und bei Bedarf externe Beraterinnen und Berater hinzuzuziehen, um flexibel auf zukünftige Herausforderungen und Veränderungen im Markt zu reagieren.